Mengenal Beberapa Fitur Praktis Microsoft Word 2010

Assalamu'alaikum.

Sumber : http://mcqsets.com/wp-content/uploads/2014/02/microsoft-word.png

Selamat datang di blog ALIF AHMAD ZULFIKAR. Kali ini, saya akan membahas tentang beberapa fitur praktis di Microsoft Word 2010. Mengapa disebut praktis? Karena fitur-fitur ini amat memudahkan para pengguna Microsoft Word 2010 untuk membuat suatu dokumen secara cepat dan tepat. Ya, Microsoft Word bukan hanya tempat untuk copy paste tulisan dari internet lalu dicetak untuk kepentingan pribadi. Lebih dari itu, Ms Word dapat dipergunakan untuk membuat tulisan-tulisan ilmiah yang berguna untuk kepentingan banyak orang. Untuk itu, fitur-fitur yang akan dibahas di sini dapat memudahkan pekerjaan mulia tersebut. Fitur-fitur apa sajakah itu?

1. Mail Merge

Mail Merge adalah fitur Ms Word 2010 yang dapat dipergunakan untuk membuat sebuah pangkalan data (database) yang dapat disertakan pada surat untuk kemudian dicetak atau dikirim melalui e-mail. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:

• Masuk ke desktop, klik Start (ikon Windows di pojok kiri bawah), klik Ms Word 2010.

• Setelah Anda masuk ke Ms Word, ketikkan Nama, NIM, Kelas, dan Departemen seperti contoh pada gambar di bawah.

• Setelah itu, klik Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

• Setelah itu, wizard di sebelah kanan layar akan muncul. Klik Next: Starting document setelah Anda memilih dokumen apa yang Anda akan buat.

• Klik Next: Select recipients setelah Anda memilih dokumen apa yang menjadi awalan bagi Anda untuk dikerjakan.

• Setelah itu, klik radio button Type a new list pada bagian Select recipients dan pilih Create ... .

• Window New Address List akan muncul. Klik Customize Columns ... di bagian bawah window.

• Window Customize Address List akan muncul. Anda dapat menambahkan, menghapus, atau mengganti nama field yang sudah ada dengan nama field yang kita tentukan sebelumnya. Setelah itu, pilih OK.

• Kita akan dikembalikan pada window New Address List. Isi field yang ada dengan data yang Anda kehendaki. Setelah itu, klik OK, lalu berikan nama pada database yang Anda sudah buat di window Save Address List. Setelah itu, window Mail Merge Recipients akan muncul dan apabila data yang diisikan sudah sesuai, klik OK.

• Setelah itu, window Insert Merge Field akan muncul. Klik nama field lalu klik Insert pada lokasi yang sesuai di dokumen Anda. Selanjutnya, klik Next: Preview your letters.

• Data pada database yang Anda isikan sebelumnya akan muncul pada lokasi yang bersesuaian. Anda dapat mengeklik Finish & Merge -> Edit Individual Documents ... , lalu pilih All (ini optional) pada window Merge to New Document).

• Anda akan mendapati data yang Anda isikan pada database sebelumnya terpampang di layar pada setiap lokasi yang bersesuaian di setiap halaman. Anda dapat mengeklik sejumlah tombol yang diberi persegi panjang merah untuk melihat setiap halaman surat yang Anda buat.

2. Page Numbering and Section

Seperti namanya, page numbering digunakan untuk memberikan nomor halaman. Section adalah fitur untuk membagi satu dokumen yang terdiri dari beberapa halaman menjadi beberapa bagian untuk dibedakan nomor halamannya (misal halaman kover dalam, kata pengantar, dan daftar isi diberi nomor halaman i, ii, dan iii sementara halaman-halaman selanjutnya diberi nomor halaman 1, 2, 3, dan seterusnya). Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:

• Buka Ms Word 2010, ketikkan beberapa tulisan (agar cepat, saya mengetikkan fungsi =RAND(50)).

• Setelah itu, klik Page Number -> Bottom of Page (ini optional) -> Accent Bar 4 (ini juga optional). Format footer dengan nomor halaman akan muncul. Isikan bagian nama dokumen dengan nama dokumen Anda.

• Selanjutnya, pergi ke halaman tertentu (misalnya halaman 3) lalu klik Page Layout -> Breaks -> Next Page. Ms Word akan otomatis membuat section pada halaman 4.

• Pada tab Header & Footer Tools, klik Link to Previous untuk menonaktifkannya.

• Setelah itu, pada tab yang sama klik Page Numbers -> Format Page Numbers .... Pilih number format i, ii, iii, ... pada window tersebut.

• Sementara itu, pada halaman 4 (section 2) pilih number format 1, 2, 3, ... dan isikan 1 pada radio button Start at:.

• Anda akan mendapati halaman 1 - 3 dinomori i, ii, dan iii sementara halaman 4 - 6 dinomori 1, 2, dan 3.

3. Table of Contents (Daftar Isi)

Ms Word 2010 menyediakan fitur untuk membuat daftar isi secara cepat dan mudah. Anda tidak perlu mengetik setiap judul bab dan subjudul beserta titik-titiknya secara manual. Syaratnya, Anda harus mengubah setiap judul dan subjudul dengan heading yang ada di Ms Word 2010. Berikut ini langkah-langkahnya:

• Ketik kata-kata berikut pada lembar dokumen Ms Word 2010.

• Atur judul bab dengan format Heading 1 dan subjudul dengan format Heading 2. Untuk menyesuaikan format heading dengan kemauan kita, klik kanan pada heading yang diinginkan lalu klik Modify. Jendela Modify Style akan muncul dan atur heading sesuai keinginan. Setelah itu, klik OK.

• Setelah itu, klik References -> Table of Contents -> Automatic Table 1. Daftar isi akan muncul secara otomatis dengan isi sesuai judul dan subjudul yang Anda isikan. Apabila ada perubahan pada subjudul, Anda tinggal mengeklik Update Table -> Update entire table. Daftar isi Anda akan berubah secara otomatis.

4. Equation EditorIni adalah fitur Ms Word 2010 untuk memasukkan persamaan matematis ke dalam dokumen Anda. Anda tidak perlu mengetik secara manual untuk menuliskan persamaan matematis. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:

• Masuk ke Ms Word 2010, klik Insert -> Equation. Anda dapat memilih persamaan-persamaan yang sudah tersedia pada scroll-down bar Built-In.

• Apabila persamaan yang Anda ingin masukkan belum tersedia, Anda dapat memasukkannya dengan memilih karakter-karakter yang tersedia (contohnya Basic Math) serta pada tombol-tombol yang tersedia di bagian kanan Equation Tools untuk setiap rumus atau persamaan. Pada contoh di bawah, saya membuat soal turunan dari akar dari x + 3 dikuadratkan.

5. AutoText dan Thesaurus
AutoText adalah fitur Ms Word 2010 untuk menyimpan suatu teks dan dapat di-insert sehingga apabila diperlukan di lain waktu, kita tidak perlu mengetiknya lagi. Thesaurus adalah fitur Ms Word 2010 untuk mencari dan menampilkan padanan suatu kata (sinonim) sehingga kita dapat menggunakan diksi yang tepat ketika membuat dokumen. Untuk memanfaatkan kedua fitur itu, Anda harus melakukan langkah-langkah berikut:

• Buat teks di Ms Word 2010 seperti contoh di bawah. Setelah itu, klik Insert -> Quick Parts -> AutoText -> Save Selection to AutoText Gallery.

• Pada jendela Create New Building Block, masukkan nama AutoText. Klik OK, lalu Anda akan mendapati teks yang Anda buat telah menjadi AutoText. Klik itu dan Anda akan mendapati AutoText anda di lembar dokumen.

• Untuk menggunakan Thesaurus, klik Review -> Thesaurus.

• Pada jendela Research yang ada di bagian kanan layar, masukkan suatu kata pada kolom Search for:. Anda akan mendapatkan sinonim dari kata yang Anda masukkan. Sayangnya, ini tidak dapat dimanfaatkan untuk kata-kata dalam bahasa Indonesia.

6. Spelling and Grammar
Anda mungkin pernah kesal atau bingung terhadap garis-garis berwarna merah dan hijau yang muncul di bawah kata-kata yang diketik oleh Anda di Ms Word 2010. Itu tidak memiliki pengaruh apa-apa terhadap hasil pekerjaan Anda. Hanya saja, itu mungkin akan mengganggu orang-orang awam yang bekerja dengan Ms Word 2010. Untuk menghilangkannya, ikuti langkah-langkah berikut:

• Masuk ke Ms Word 2010, buat sebuah kalimat sebagai contoh.

• Pada bagian sebelah kiri Ms Word 2010, klik Options. Klik checkbox yang diberi tanda persegi merah untuk menonaktifkannya. Setelah itu, klik OK.

• Anda akan mendapati garis-garis merah dan hijau di bawah kata-kata pada kalimat yang Anda buat menghilang.

Demikian tulisan ini dibuat sebagai tugas untuk praktikum mata kuliah Penerapan Komputer. Semoga tulisan ini bermanfaat bagi para pembaca.

Sekian, wassalamu'alaikum.

Salam 561.